Si les portes de l’Anthropole sont restées closes durant la crise du COVID-19, la Faculté des lettres a continué à fonctionner à distance, notamment l’administration du Décanat. Gestion des affaires courantes, mise en place de l’enseignement en ligne et organisation des examens : retour sur un effort collectif considérable.
Le 13 mars 2020, l’Université de Lausanne fermait ses portes face à la pandémie de COVID-19. En un week-end, la communauté UNIL a dû s’adapter à cette situation inédite. Étudiant·e·s, enseignant·e·s et chercheur·euse·s de la Faculté des lettres se sont accommodés de ce mode de fonctionnement avec beaucoup de souplesse.
L’ensemble des activités de l’administration ont aussi dû être réorganisées afin que la Faculté puisse foncionner à distance. Une tâche complexe à mettre en œuvre, les différents pôles de l’administration ayant pour habitude d’être en interaction constante. Les 29 collaboratrices et collaborateurs administratifs ont donc dû organiser le télétravail, repenser la manière de collaborer et trouver de solutions pour des procédures essentielles comme la gestion des contrats, le dépôt des mémoires, la comptabilité, la signature des documents ou encore la récolte du courrier. Grâce à la mise en place d’un système de permanences par emails et par visioconférence, l’équipe des affaires étudiantes a également pu continuer à assurer le suivi et le conseil des étudiantes et étudiants. Ainsi, dès le 16 mars, les collaboratrices et collaborateurs de l’administration étaient ainsi opérationnels pour assurer leurs missions en télétravail, sans qu’aucun retard n’ait pu être constaté.
La mise en place de l’enseignement à distance dans le respect des caractéristiques des études de Lettres à l’UNIL a ensuite occupé l’administration, notamment les ingénieures pédagogiques de la Faculté. Elles ont accompagné les enseignantes et enseignants pour transformer des cours et des séminaires prévus en présentiel en de véritables enseignements à distance. Outre un soutien technique sur les outils d’enseignement en ligne, elles ont aussi conseillé les enseignantes et enseignants dans le développement de stratégies pédagogiques d’apprentissage à distance. Il a notamment fallu faire preuve d’inventivité pour que les validations des cours ou séminaires prévues durant le semestre puissent s’effectuer à distance. En l’espace d’une semaine, la plupart des enseignements étaient réorganisés et adaptés à ce nouveau mode de fonctionnement.
Une fois l’enseignement à distance fonctionnel, le Décanat s’est attaqué à la validation du semestre de printemps 2020. L’application des mesures de la Direction de l’UNIL liées à la situation sanitaire a exigé l’adaptation de nombreuses règles, conditions et procédures pour qu’elles puissent tenir compte des spécificités des études en Lettres.
La préparation de la session d’examens à distance a ensuite constitué un défi de taille pour l’administration du Décanat. L’objectif principal était de faire en sorte que les examens se déroulent de la manière la plus proche de ce qui se fait d’ordinaire. Par conséquent, 16 scénarios prévoyant les modalités d’examens dans le respect des objectifs de formation en Lettres ont été préparés pour les 1'300 écrits et 430 oraux de cette session particulière.
L’organisation pratique des examens a en outre exigé un investissement considérable de la part du personnel de l’administration. De la conception de guides pour les étudiant·e·s et les enseignant·e·s à l’organisation de quatre journées de tests pour vérifier que toutes les fonctionnalités du logiciel Zoom utiles aux examens soient activées chez les étudiant·e·s et enseignant·e·s, en passant par la création des salles virtuelles d’examens et la mise sur pied d’une assistance téléphonique pour résoudre les problèmes techniques durant la session, tout a été mis en place pour les examens puissent se dérouler dans les meilleures conditions possibles. Au final, environ 270 types d'épreuves différents ont été organisés, dont la plupart avec des énoncés individualisés, et regroupées dans environ 200 espaces sur Moodle Exam. Rien que le mercredi 10 juin, 42 salles Zoom ont été utilisées durant la journée, avec un pic de 28 salles ouvertes simultanément entre 9h et 9h30.
Cet effort considérable du personnel administratif et technique a été fourni dans une dynamique positive grâce à la collaboration des étudiant·e·s, enseignant·e·s et chercheur·euse·s de la Faculté. Même si la crise sanitaire n’est pas terminée, le Décanat remercie tous les membres de la Faculté des lettres pour leur capacité d’adaptation à cette situation particulière, leur investissement pour affronter cette crise et l’esprit de solidarité qui s’est manifesté durant le confinement.