Roseline Costaz Singh Virk, Administratrice de la Faculté, fait un premier bilan de la transition et des démarches à venir pour un retour au bureau encore incertain quant à la date, mais qui se veut tourné vers des solutions plus fluides au niveau de la gestion administrative.
Comment s’est mis en place le télétravail pour l’administration ?
Lorsque le vendredi 13 mars la Rectrice annonce que l’Université ferme ses bâtiments, l’administration de la Faculté entame la 2ième période de l’année -avec celle de la rentrée- où son activité est la plus intense. Dans les premiers jours, chacun·e a dû procéder à des réglages très astringents : mise en place de l’organisation personnelle, particulièrement au sein des familles, installation du matériel, acquisition de nouveaux outils, assimilation de nouvelles procédures, maladie parfois…
Nos équipes sont très solidaires et en moins d’une semaine, elles étaient opérationnelles. Je pense en partie parce que les collègues ont plaisir à travailler ensemble et partagent un sens aigu du service public. Je suis admirative du grand professionnalisme démontré par tous les collaborateurs et collaboratrices, malgré des situations parfois très difficiles, pour assurer leur travail en pleine situation de crise sanitaire.
Où en est l’activité aujourd’hui ?
Nous veillons à maintenir la majorité de nos prestations afin de reprendre en présentiel, le moment venu, dans les meilleures conditions possibles. Notre plan de continuité nous aide à visualiser l’ensemble des activités et ne pas être totalement happés par les nouvelles tâches induites par la gestion de la crise au quotidien. Heureusement, certaines activités ont été annulées ou repoussées (mises au concours, colloques et autres manifestations, etc.), ce qui a par ailleurs soulagé l’administration.
La plupart des collègues arrivent ainsi à combiner obligations personnelles et professionnelles dans cette période et se portent plutôt bien. Ce dont nous nous réjouissons. Par contre, nous sommes attentifs au service des affaires étudiantes, lourdement impacté par la crise du Covid-19. Les tâches habituelles, déjà très intenses sur cette période de préparation des sessions et de la rentrée, y ont augmenté très significativement au vu des changements règlementaires. Aux opérations connues s’en ajoutent aussi de nouvelles, à définir. Que faut-il mettre en place pour passer d’une session en présentielle à une session à distance ? Beaucoup reste à faire et la responsabilité de tracer absolument un chemin sûr, dans des délais très courts, est lourde. Il n’est pas facile d’assumer ces différences de réalité. Certain·e·s semblent penser qu’il suffirait de demander à ceux qui ont moins d’aider ceux qui ont plus. Cela ne s’applique malheureusement qu’à une part marginale de l’activité. La plus grande partie de ce qui doit être mis en place demande de bien maîtriser le fonctionnement ordinaire pour construire rapidement de nouveaux processus. Pour ma part, je veux simplement témoigner de la grande compétence de nos collaborateur·trice·s et les remercier de s’engager avec beaucoup de générosité au service du bien commun, dans ce moment particulier.
Alors ça y est, on retourne à Géopolis ?
Non. Les chercheur·se·s qui doivent impérativement travailler sur site peuvent s’annoncer en utilisant les formulaires qui se trouvent sur le site Intranet1. Les autorisations données sont répertoriées de manière à s’assurer que leur présence est compatible avec le respect des distances sociales, au bureau mais aussi dans les lieux partagés comme les cafétérias, les couloirs, etc. Mais le travail à domicile reste la règle.
En effet, notre priorité n’est pas la reprise massive de l’activité sur site mais la continuité de l’activité. Nous avons deux sessions d’examens à organiser et à tenir prochainement. Jusqu’à présent, très peu de collègues ont été arrêtés du fait du Covid-19. Nous souhaitons qu’il en reste ainsi. Or, le déconfinement est une période à risque sur ce plan.
Comment passer du travail à distance « forcé » à du télétravail intégré ?
Avant la pandémie, au niveau de l’administration, une dizaine de collègues avaient une convention de télétravail. Nous avions le projet de développer sur une plus large échelle cette forme d’organisation et avions commencé à implémenter les principaux outils nécessaires : Pulse Secure, une gestion électronique de documents (GED), Skype Entreprise, ainsi qu’un modèle de convention.
La pandémie nous a brutalement projeté dans la réalité du travail à domicile, à grande échelle ! Grace à cette expérience inédite, nous nous sommes encore familiarisés avec de nouveaux outils, comme ceux de visioconférence. Nous avons expérimenté de nouvelles formes de collaborations et identifié les activités facilement réalisables en non-présentiel. Nous sommes donc techniquement prêts à passer au télétravail à une plus large échelle.
Mais il faut aussi tenir compte des points plus négatifs du travail à domicile : un environnement moins performant ou confortable qu’au bureau, des limites plus poreuses entre le travail et la vie privée, le risque d’isolement social notamment.
Il faut aussi réaliser que si nous avons appris à travailler à distance nous n’avons encore jamais pratiqué le télétravail à large échelle. Nous sommes passés d’un système d’organisation uniforme à un autre. Il y a maintenant une réflexion à mener afin d’envisager une reprise de l’administration qui prenne davantage en compte les options de télétravail et clarifie des règles d’organisation qui permettent la cohabitation simultanément du présentiel et du non-présentiel, sans freiner l’activité.
Cette mise en place représenterait une avancée sociale et contribuerait au développement durable, défini comme prioritaire, lors de notre dernière auto-évaluation.
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1Les formulaires sont accessibles sur l'Intranet des collaborateurs/trices: https://www.unil.ch/ssp/collaborateurs.