A cause de la situation de crise sanitaire actuelle, les collaboratrices et collaborateurs ont dû quitté leur bureau et devenir opérationnel·les depuis chez eux en un temps record. Pauline Dell’Eva, secrétaire aux affaires étudiantes du décanat, a accepté de nous faire un retour sur son vécu de cette situation hors-norme.
Le 13 mars dernier tombe la décision de fermer le campus de l’UNIL, en pleine crise sanitaire. Quelle a été votre réaction ?
Dans un premier temps, c’était un peu surréaliste de rentrer à la maison avec nos classeurs et nos piles de dossiers pour effectuer la vérification des inscriptions aux enseignements et aux examens. Mais je dirais surtout soulagée que des mesures aient été prises pour nous protéger et nous permettre d’être en famille pour traverser cette période, non sans une pointe d’appréhension sur l’organisation du télétravail et de la charge de travail qui nous attendrait pour les semaines à venir…
Pourriez-vous nous décrire votre rôle au secrétariat des affaires étudiantes ?
Je suis en charge de la gestion des dossiers des étudiant·e·s en sciences sociales, ainsi que des étudiant·e·s du Master en sciences et pratiques de l'éducation. Je m’occupe également de l’élaboration de l’horaire des enseignements pour la faculté et, avec mes collègues du secrétariat des étudiants, nous sommes en charge de la préparation des sessions d’examens.
Quelles difficultés principales avez-vous rencontrées dans la conciliation de la transition du travail à distance tout en assurant une continuité dans votre quotidien ?
Ma principale difficulté est la gestion du temps. Il n’est pas simple de trouver 8h sur une journée pour travailler (efficacement...) avec 3 enfants en bas âge dont il faut s’occuper, tout en assurant les autres tâches du quotidien.
Vous vous occupez d’établir les horaires de cours. Un défi déjà conséquent en temps normal. Quelle est la situation pour la rentrée ?
Nous préparons la rentrée et l’horaire des cours pour le semestre d’automne comme en temps normal, afin d’être prêt·e·s à commencer un nouveau semestre un peu plus sereinement si les conditions sanitaires nous le permettent.
Les modifications concernant les sessions d’examen provoquent de nombreuses contraintes en terme de gestion administrative. Comment vous répartissez-vous les charges au secrétariat ?
Notre responsable Mme Burnand absorbe une grande partie du travail avec toute la gestion de la mise en place et les contraintes qu’impliquent les nouvelles mesures annoncées pour les sessions d’été et d’automne. Ensuite, chaque secrétaire reste en charge de ses propres tâches avec plus ou moins d’impact selon la période pour chacune. Je pense notamment à ma collègue en charge de l’élaboration de l’horaire des examens pour qui la préparation et les délais sont complètement chamboulés ce semestre, ainsi que pour la secrétaire du BA en psychologie qui est beaucoup sollicitée au vu du nombre d’étudiants dans sa filière. Mais nous sommes une belle équipe solidaire, ce qui est un vrai avantage en ces périodes très chargées.
Nous faisons des séances en visioconférence presque toutes les semaines ce qui nous permet de faire un point sur nos charges de travail respectives. De plus, celles qui le peuvent en fonction de leur charge de travail et des conditions actuelles se proposent afin d’aider les autres.
Vous avez dû venir relever le courrier au décanat, en tournus avec vos autres collègues du secrétariat des affaires étudiantes. Vos impressions ?
Autant d’habitude je me plains de ne plus trouver de place sur le parking de Geopolis, autant là c’est une sensation très étrange de se retrouver seule dans cet immense bâtiment, et c’est surtout un grand vide de ne pas retrouver ses collègues lorsqu’on ouvre la porte du bureau.
Vous avez fait de la compétition de natation à un haut niveau pendant de nombreuses années. Est-ce que les ressources que vous avez développées alors vous aident aujourd’hui dans la gestion d’un quotidien bouleversé ? Si oui, lesquelles ?
Tout comme dans une compétition, je pense que le mental joue un rôle très important dans ce quotidien bouleversé. Sinon, je dirais que les principales ressources sont la persévérance, la discipline et l’esprit d’équipe.