Pour ce deuxième numéro de notre newsletter « Travailler », voici des informations sur le dispositif de gestion de crise, la continuité financière de l’institution, les adaptations prévues par le FNS pour l’encouragement de la recherche, les outils de télétravail à disposition et les méthodes de protection contre les e-mails malveillants, en augmentation ces derniers jours.
Pour ce deuxième numéro de notre newsletter « Travailler », voici des informations sur le dispositif de gestion de crise, la continuité financière de l’institution, les adaptations prévues par le FNS pour l’encouragement de la recherche, les outils de télétravail à disposition et les méthodes de protection contre les e-mails malveillants, en augmentation ces derniers jours.
Gestion de la crise COVID-19 à l’UNIL
Une cellule constituée de membres de la Direction et de responsables de services est chargée de gérer la crise, de maintenir la continuité institutionnelle et d'anticiper les conditions d’un retour à la normale, le jour où celui-ci aura lieu.
Active depuis plusieurs semaines maintenant, elle s’est donnée dans un premier temps pour objectifs opérationnels de créer le dispositif qui permet aujourd’hui d’assurer les cours et le travail à distance à large échelle grâce à un renforcement des prestations informatiques et de soutien à l’enseignement.
La priorité absolue, à ce stade, reste de garantir la poursuite de l’enseignement dans les meilleures conditions possibles pour les étudiantes et étudiants, tout en prévoyant les modalités de validation du semestre en cours et en permettant le fonctionnement minimal d’une université dont le campus est désormais fermé.
La cellule créée par la Direction se réunit quotidiennement et travaille pour l’heure sur quatre grands chantiers : enseignement, continuité institutionnelle, logistique et campus, communication.
A sa demande, toutes les Facultés et tous les services ont établi un plan de continuité qui identifie les prestations, les compétences et les ressources nécessaires pour garantir des processus essentiels qui ont trait, outre l’enseignement, à la sécurité des biens et des personnes, au fonctionnement des infrastructures, aux finances et aux ressources humaines.
La Direction vous tiendra régulièrement informés des mesures qui seront prises pour faire face à la situation inédite que traverse notre institution par le biais de cette newsletter ainsi que sur le site web Coronavirus.
Continuité financière
Factures fournisseurs
L’UNIL met tout en œuvre pour payer les factures des fournisseurs dans les délais pour ne pas accentuer les difficultés financières auxquelles nombre d’entre eux pourraient être confrontés. Une nouvelle procédure avec une dématérialisation des validations a été mise en place et communiquée aux Facultés et aux services.
Annulation de voyages
L’UNIL prend en charge les frais liés à des activités ou des déplacements s’ils ne sont pas remboursés aux participant·e·s par des tiers (organisateur, compagnie aérienne, hôtel, etc.) ou lorsque l’assurance voyage ne les assume pas.
Remboursement de notes de frais
L’UNIL traite l’ensemble de ses engagements financiers par ordre de priorité en veillant d’abord aux rémunérations de ses collaborateurs·trices et aux factures des fournisseurs. Les autres engagements comme les notes de frais ou les demandes d’indemnités seront traités progressivement et en fonction des ressources disponibles).
Les collaborateurs·trices qui auraient eu des dépenses importantes avec leur argent personnel (montant supérieur à CHF 1'000) peuvent demander une avance en adressant une demande motivée en suivant la voie hiérarchique.
Vos contacts au Service financier
Pour toute question : faqservicefinancier@unil.ch
Pour les urgences critiques : Nathalie Ferland, cheffe de service, nathalie.ferland@unil.ch
Communication du FNS aux chercheuses et chercheurs
Le Fonds national suisse de la recherche scientifique a publié hier des informations importantes pour les bénéficiaires de bourses ou subsides de recherche, ainsi que pour celles et ceux qui les administrent.
Soucieux de soutenir au mieux les scientifiques, le FNS est disposé à une grande flexibilité pour ce qui a trait aux échéances et aux prolongations d’exploitation des subsides. Il incombe cependant aux chercheuses et chercheurs d’entreprendre les actions décrites par le FNS sur son site web.
En ce qui concerne l’encouragement aux nouveaux projets, le FNS reporte au 8 avril 2020 le délai de soumission des requêtes, initialement fixé au 1er avril.
Votre contact pour tout renseignement complémentaire : véronique.longchamp@unil.ch
Outils de télétravail
Le réseau UNIL est accessible depuis chez vous grâce à l’installation d’un VPN sur votre ordinateur. L’outil WebEx permet lui d’effectuer des visioconférences à deux personnes ou davantage. Des solutions existent également pour collaborer à plusieurs sur des documents ou encore pour envoyer des fichiers volumineux. Toutes les ressources et la documentation nécessaires au télétravail sont disponibles sur le site www.unil.ch/ci/teletravail.
Phishing
De nombreuses personnes reçoivent depuis ces derniers jours des emails malveillants, indiquant notamment que « vos emails entrants ont été bloqués ». Si vous recevez un tel courriel, ne cliquez pas sur les liens qu’il contient et signalez-le à helpdesk@unil.ch. En cas de doute, vous pouvez également vous adresser à ce support. Pour rappel, le service informatique ne bloque jamais de courrier électronique. Des outils anti-spam et des informations pour éviter le phishing (ou « hameçonnage ») sont disponibles ici. Le Centre informatique produit également des articles détaillés à propos de ce thème.
Retrouvez toutes les newsletters et des infos générales sur www.unil.ch/coronavirus.